Kommunikationspolitik

1. Mål og rammer
Tandlægeforeningens kommunikationspolitik er et styringsværktøj, hvis primære formål er at fastlægge mål og rammer for foreningens kommunikationsaktiviteter. Kommunikationspolitikken indeholder hovedsagelig overordnede strategiske mål og principper. På udvalgte områder indgår der desuden retningslinjer for indsatsen på taktisk og operationelt niveau.

Kommunikationspolitikkens primære målgruppe er den personkreds, der skal omsætte politikken til strategier og handlinger. Det vil sige Tandlægeforeningens politiske ledelse og foreningens sekretariat samt personer tilknyttet Tandlægebladet. Derudover har kommunikationspolitikken foreningens medlemmer som målgruppe. Kommunikationspolitikken er et offentligt tilgængeligt dokument, som kan findes på Tandlaegeforeningen.dk, der er åben for alle.

Formålet med Tandlægeforeningens kommunikationsaktiviteter er at understøtte foreningens varetagelse af medlemmernes interesser og indsats for en bedre oral sundhed med udgangspunkt i foreningens visioner. Tandlægeforeningens hovedfokusområder er medlemsservice, politisk indflydelse og tandlægestandens omdømme. Tandlægeforeningen anvender kommunikation som strategisk redskab i arbejdet med opfyldelse af foreningens visioner og mål. Tandlægeforeningen inddrager således overvejelser om kommunikation i enhver politisk beslutning. Tandlægeforeningen mener, at kommunikation ikke i sig selv kan skabe forandring, men at kommunikation kan have en understøttende effekt i forhold til det substantielle indhold i visioner, mål og strategier.

Kommunikationen varetages i respekt for, at Tandlægeforeningen er en interesseorganisation for alle kategorier af tandlæger, og at kommunikationen ikke må skade Tandlægeforeningens forhandlingssituation.

For at sikre medlemmerne optimal indflydelse søger Tandlægeforeningen at påvirke den offentlige opinion på områder og i situationer, hvor det har betydning for tandlægefaget. Visionen er, at Tandlægeforeningen er en stærk og troværdig samarbejdspartner, der er synlig over for medlemmer og samfund.

Tandlægeforeningen er åben og tilgængelig i forhold til henvendelser fra offentligheden – herunder massemedierne – og giver saglige og troværdige svar på de spørgsmål, som offentligheden retter til foreningen. Kommunikationen med offentligheden sker dog under hensyntagen til, at medlemmer af Tandlægeforeningen i fuld fortrolighed skal kunne få assistance fra foreningen i konkrete sager. Tilsvarende tavshedspligt gælder i alle de tilfælde, hvor Tandlægeforeningen er i besiddelse af personoplysninger i forbindelse med f.eks. klagesager.

Tandlægeforeningens kommunikationspolitik er dynamisk og bør løbende revideres med udgangspunkt i udviklingen, hvad angår såvel

Tandlægeforeningen som foreningens omgivelser. Mht. foreningens omgivelser vil bl.a. ændringer i mediebilledet (digitalisering, sociale medier mv.) kunne nødvendiggøre ændringer af kommunikationspolitikken.

2. Kommunikation med offentligheden

2.1. Pressepolitik
Tandlægeforeningens kontakt med trykte og elektroniske massemedier er baseret på åbenhed og tilgængelighed. Pressehenvendelser til Tandlægeforeningen koordineres af foreningens kommunikationschef eller kommunikationsmedarbejder, som i samarbejde med foreningens formand eller dennes stedfortræder formidler kontakten mellem journalisten og den fagpolitiker, der i situationen vurderes at være den bedste til at besvare henvendelsen.

Henvendelser fra regionale og lokale medier til Tandlægeforeningens kredse kan besvares af regionsbestyrelserne, som dog skal orientere foreningens kommunikationschef eller kommunikationsmedarbejder. Tandlægeforeningen sørger for, at regionsbestyrelsesmedlemmer og andre fagpolitikere med aktuelle eller kommende berøringsflader til landsdækkende, regionale eller lokale medier modtager undervisning og rådgivning i kommunikation og pressekontakt. Tandlægeforeningen sørger desuden for at bibringe regionsbestyrelserne mv. viden om foreningens politiske holdninger. Dermed kan enhver regionsbestyrelse til enhver tid tilegne sig den indholds- og metodemæssige ballast, der er nødvendig ved kontakt med regionale og lokale medier. Indsatsen for at bibringe regionsbestyrelser mv. viden om foreningens politik udøves bl.a. i form af stadig vedligeholdelse og opdatering af et medieberedskabsdokument, som findes på Tdlnet.dk. Medieberedskabsdokumentet indeholder generel rådgivning om pressekontakt samt kortfattede opsummeringer af Tandlægeforeningens politik på en række områder.

Medier og offentlighed skal opfatte Tandlægeforeningen som en troværdig, saglig og effektiv organisation. Ved at give oplysninger på en saglig og troværdig måde ønsker Tandlægeforeningen at modvirke rygtedannelser. Tandlægeforeningen er ikke bange for at beklage eventuelle fejl og for at modtage berettiget kritik.

Med henblik på en positiv profilering af tandlægefaget og dermed foreningen arbejder Tandlægeforeningen for en løbende, konstruktiv dialog med opinionspåvirkende massemedier. Tandlægeforeningen ønsker, at tandlægerne i højere grad er en kilde til end et emne for presseomtale. Foreningen arbejder på at styrke tandlægefagets omdømme og synliggøre tandplejen i samfundet ved bl.a. at arbejde aktivt for at opnå presseomtale af sundhedspolitiske mål, dokumenterede resultater og landvindinger på tandplejefaglige områder, der har offentlighedens interesse. Det er et af målene med indsatsen at medvirke til at reducere ulighed i tandsundhed.

Tandlægeforeningen hverken kan eller vil standse kritisk presseomtale ved hjælp af ovennævnte presseindsats, men foreningen søger i kraft af indsatsen at bidrage til at nuancere og balancere det samlede billede af tandlægefaget i medierne. Resultaterne af den proaktive indsats måles både ud fra kvantitative kriterier om synlighed og ud fra kvalitative kriterier om graden af understøttende effekt i forhold til Tandlægeforeningens politiske visioner og mål.

Tandlægeforeningen mener, at positiv profilering af enkeltmedlemmer – under hensyntagen til foreningens etiske regler og kollegiale vedtægt – kan medvirke til en positiv profilering af hele tandlægefaget og dermed foreningen.

2.2. Kommunikation med politikere, organisationer mv.
Tandlægeforeningens vision er, at foreningen er en stærk og troværdig samarbejdspartner, der deltager i den offentlige debat, herunder politiske events. Det er Tandlægeforeningens mål, at Tandlægeforeningen er foreningen, der bliver spurgt i anliggender, der vedrører tandlægeområdet, og at foreningen har indflydelse på al regelfastsættelse i forbindelse med tandplejen.

Tandlægeforeningen forholder sig proaktivt til udefrakommende forslag og andre fremtidige udfordringer for tandplejen. Foreningen søger indflydelse på tandplejens udvikling ved at forholde sig aktivt og opsøgende til lovgivningsmæssige og andre initiativer så tidligt som muligt i beslutningsprocessen. Når Tandlægeforeningen forholder sig kritisk til et udefrakommende forslag, har foreningen altid et konstruktivt alternativt forslag.

Målgruppen for Tandlægeforeningens aktive og opsøgende indsats er relevante politikere, myndigheder, organisationer og andre interessenter. Alle disse interessenter skal have kendskab til foreningens synspunkter. Det kan dels ske ved udveksling af relevante skriftlige informationer, dels ved videreudvikling af netværk baseret på telefonisk og elektronisk kontakt samt personlige møder.

Det er Tandlægeforeningens ønske, at foreningens dialog med politikere, myndigheder, organisationer og andre interessenter foregår direkte. Den direkte dialog koordineres med Tandlægeforeningens aktiviteter i relation til pressen.

De personlige møder koordineres af foreningens formand i samarbejde med direktøren eller kommunikationschefen. Formanden udpeger til varetagelsen af den personlige kontakt den fagpolitiker, der i situationen vurderes at være den bedste til at udføre opgaven.

2.3. Kommunikation med patienter
Det er en del af Tandlægeforeningens mission at fremme den orale sundhed i befolkningen.

Tandlægeforeningen besvarer henvendelser fra patienter med udgangspunkt i de værdier, der kendetegner foreningens medlemsrettede service og aktiviteter.

Patienter kan søge oplysninger på foreningens hjemmeside. Desuden udgiver Tandlægeforeningen

diverse patientinformationsmateriale, herunder brochurer om tandplejefaglige temaer.

Tandlægeforeningen arbejder derudover for at kvalificere tandlægers kommunikation med deres patienter bl.a. ved at sikre medlemmerne let adgang til viden om diagnostik, forebyggelse, behandling og tilskudsmuligheder.

3. Kommunikation med medlemmer

3.1. Den politiske ledelse, sekretariatet og medlemmerne
Det er et mål for Tandlægeforeningens medlemsservice at sikre medlemmerne let adgang til informationer, der er nødvendige for deres erhvervsudøvelse samt for deres deltagelse i uddannelsesaktiviteter og i fagligt og fagpolitisk arbejde i øvrigt. Herunder informationer om:

  • Lovgivning, bekendtgørelser, regelsæt, overenskomster, aftaler mv.
  • Tandlægeforeningens holdninger, mærkesager, aktiviteter og serviceydelser.
  • Uddannelses- og kvalitetssikringsaktiviteter

Enhver medlemshenvendelse til Tandlægeforeningen besvares hurtigt, kompetent, sagligt og i et let forståeligt sprog.

Kommunikationen mellem foreningens politiske ledelse/sekretariat og medlemmerne foregår i erkendelse af, at der tilgår medlemmerne meget store mængder information, og at det i sig selv er et udtryk for god medlemsservice, at foreningen foretager en kvalitativ og behovsorienteret vurdering forud for formidling af informationer til medlemmerne.

Tandlægeforeningen mener, at det er afsenders ansvar at foretage prioritering og give oplysninger et indhold og en form, der motiverer modtagerne til at anvende dem. Tandlægeforeningen mener desuden, at det er en forudsætning for at påvirke holdninger og adfærd ved hjælp af kommunikation, at de afsendte budskaber bliver forstået af modtagerne. Tandlægeforeningen bearbejder, resumerer og kvalificerer informationer frem for at legitimere afsenders indsats ved at uploade eksempelvis lovændringer og bekendtgørelser uden medfølgende forklarende og resumerende oplysninger. Modtagers ansvar er til gengæld regelmæssigt at tjekke, om der er relevante nyheder eller informationer, eksempelvis ved at følge med i nyhedsservice via Tdlnet.dk.

Tandlægeforeningens vigtigste trykte og elektroniske kanaler for dels medlemmernes indbyrdes kommunikation, dels kommunikationen mellem forening og medlemmer, er Tdlnet.dk og Tandlægebladet.

3.1.1. Tandlaegeforeningen.dk og Tdlnet.dk
Tandlægeforeningen har hjemmesiderne Tandlaegeforeningen.dk, der er tilgængelig for alle, samt et medlemsnet – Tdlnet.dk – som kun er tilgængeligt for foreningens medlemmer.

Det primære formål med Tandlaegeforeningen.dk er at tilbyde offentligheden faktuelle informationer om foreningen og om tandlægelige anliggender.

Det primære formål med medlemsnettet Tdlnet.dk er at tilbyde medlemmerne alle de informationer, der er relevante for deres erhvervsudøvelse. Tandlægeforeningen tilstræber, at informationerne er let overskuelige, og at formidlingen af informationer på Tdlnet.dk åbner mulighed for et væsentligt element af hjælp til selvhjælp.

Det er desuden et formål med medlemsnettet Tdlnet.dk at skabe og videreudvikle et rum for informationer, som alene vedrører foreningens medlemmer. På medlemsnettet kan Tandlægeforeningens medlemmer i fortrolighed udveksle synspunkter, informationer, erfaringer mv.

3.1.2. Tandlægebladet
Tandlægebladet er Tandlægeforeningens medlemmers blad. Tandlægebladets formål fremgår af bladets redaktionelle koncept, som er vedtaget af Tandlægeforeningens hovedbestyrelse. Formålet er at bibringe læserne:

  • Aktuel og evidensbaseret faglig viden.
  • Engagement på områder, der har relevans i forhold til udøvelsen af læsernes profession som tandlæger og deres virke som sundhedspersoner.

Bladets formål søges opfyldt i samspil med internetsiderne Tandlaegebladet.dk og Tdlnet.dk.

Tandlægebladet kan i samspil med Tandlægeforeningens proaktive presseindsats og kontakt med politikere mv. anvendes af Tandlægeforeningen som en kommunikationskanal i forhold til nyhedsmedier og offentlighed, således at bladet kan indtage en understøttende rolle i forhold til varetagelsen af Tandlægeforeningens medlemmers interesser.

Bladet skal udgøre et bindeled mellem forening og medlemmer. Bladet skal styrke medlemmernes identitet og fællesskab som tandlæger samt deres tilhørsforhold til Tandlægeforeningen. Medlemmerne skal opleve Tandlægebladet som et blad, de kan identificere sig med, og som et blad, der er relevant i forhold til almen udøvelse af tandlægeerhvervet.

Tandlægebladet har et redaktionelt frihedsbrev, der sikrer redaktionen rettigheder til at redigere Tandlægebladets artikler i bladets faglig-videnskabelige sektion ud fra sundhedsvidenskabelige kriterier. Tandlægebladets redaktionelle frihedsbrev sikrer endvidere redaktionen rettigheder til at redigere Tandlægebladets journalistiske artikler ud fra journalistisk principper om aktualitet og relevans.

Tandlægebladets redaktion skal sikre, at principper om journalistisk fairness overholdes. Redaktionen skal tilstræbe at belyse de problemer, som bladet tager op, fra flere sider. Hvis en person, som er part i en sag, bliver kritiseret i Tandlægebladet, skal vedkommende have mulighed for at komme til orde.

I Tandlægebladets leder kommer Tandlægeforeningens holdninger til udtryk, mens alle foreningens medlemmer har mulighed for at komme til orde i bladets sektion ”Indlæg & debat”. Synspunkterne i bladets debatindlæg står for indsendernes egen regning og kan derfor ikke nødvendigvis opfattes som værende dækkende for tandlægestandens og Tandlægeforeningens synspunkter. Redaktionen har adgang til at forkorte omfangsrige læserbreve/debatindlæg. Redaktionen kan desuden nægte at optage debatindlæg, hvis de indeholder injurier eller personlige angreb, eller hvis debatindlæggets form eller indhold strider mod Tandlægeforeningens etiske regler og kollegiale vedtægt. Tandlægebladets redaktion skal sørge for, at medlemmer og fagpolitiske organer, der bliver kritiseret i debatindlæg, får mulighed for at besvare kritikken. Tandlaegebladet.dk er Tandlægebladets platform på internettet og benyttes som sådan til at understøtte bladets formål jf. ovenstående.

3.2. Den politiske proces
Tandlægeforeningen er et værdidrevet fagligt fællesskab. Et kendetegn ved det værdidrevne fællesskab er, at foreningen ønsker at inddrage medlemmerne i forbindelse med politiske beslutningsprocesser i størst muligt omfang, at skabe bedst mulig indsigt i de politiske beslutningsprocesser samt at give medlemmerne indsigt i Tandlægeforeningens påvirkningsmuligheder i forbindelse med tilblivelse af lovgivning, overenskomster mv.

For at skabe en høj grad af åbenhed og gennemsigtighed for foreningens medlemmer sørger Tandlægeforeningen for, at relevante mødedagsordener, referater og høringssvar er tilgængelige for alle medlemmer på Tdlnet.dk.

Desuden sikrer Tandlægeforeningen som nævnt i afsnit 3.1., at der er fora for debat mellem forening og medlemmer samt medlemmer imellem om fagpolitiske anliggender mv.

4. Evaluering
Tandlægeforeningens kommunikationschef og kommunikationsmedarbejder foretager løbende evalueringer af foreningens eksterne kommunikationsaktiviteter. Alle medlemmer har til enhver tid mulighed for at henvende sig til kommunikationschefen eller kommunikationsmedarbejderen med forslag til nye aktiviteter eller ændringer af de eksisterende.

Med henblik på en stadig videreudvikling af Tandlægeforeningens eksterne kommunikationsaktiviteter udarbejder kommunikationschefen én gang årligt en rapport til forelæggelse for hovedbestyrelsen vedr. udviklingen på kommunikationsområdet. Rapporten skal bl.a. indeholde anbefalinger af eventuelle tiltag.

Tandlægebladet evalueres ligeledes løbende gennem medlemstilfredshedsundersøgelser og læserundersøgelser. Vedr. det videnskabelige indhold kan der rettes henvendelse til den faglig-videnskabelige redaktør, og vedr. det journalistiske indhold kan der rettes henvendelse til den administrerende redaktør.

Godkendt af Hovedbestyrelsen den 18. juni 2020.