HUSK at e-mails,
· ikke er den eneste mulighed for at kommunikere
· skal være korte. Hvis du har meget at skrive, så link til et dokument eller vedhæft et dokument, hvis det ikke er muligt at linke
· skal skrives i en god tone, dvs. uden ironi og sarkasme. Hvis du er sur, så vent evt. med at trykke ”send”, til du har sovet på det
· kan bruges til at vedligeholde dine Outlook kontaktpersoner
· bør ikke videresendes, hvis de er kædebreve eller ”sjove mails”
· kun skal bruges til facts – ikke til sladder og hemmeligheder
E-mails og planlægning (sekretariatet)
· Læs mails hver anden time, og slå evt. ”pop up” ved nye mails fra
· Forvent ikke at der bliver svaret på din hastemail før efter 2 timer
· Du kan ringe eller sms’e hvis du har en hastebesked
E-mails og planlægning (politikere)
· Læs mails hver dag
· Mails skal senest besvares følgende dag, forudsat at der ikke fremgår en anden tidsfrist
· Du kan ringe eller sms’e hvis du har en haste besked
· Fyldte postkasser er ingen undskyldning for ikke at modtage mails
Generelt om skrivning og besvarelse af mails:
Skrivning:
· Til: skriv navnet på den, der skal agere
· C.C: skriv kun de nødvendige personer
· Emne: Skriv en sigende tekst - slet f.eks. vs: vs: vs og skriv T.O. (til orientering) eller T.V.F. (til videre foranstaltning)
· Besvar kun vedrørende det konkrete emne. Nyt emne skal behandles i ny mail
Besvarelse:
· Når du svarer på en mail sendt til en gruppe, skal du svare til alle i gruppen
· Når en ”sag” verserer, skal alle parter have alle mails i debatten
· Når du som politiker eller medarbejder sender en mail ud af huset, skal du huske at indsætte din signatur (navn, telefonnummer etc.)
· Hvis du vil videresende en mail, der har været besvaret af andre i en gruppe, så skal du have alles godkendelse, før du videresender mailen til personer uden for gruppen (dette skyldes brevhemmeligheden)
· Alle e-mails skal som udgangspunkt bekræftes/videresendes samme dag – senest arbejdsdagen efter at de er modtaget. Svaret kan godt være en bekræftelse på modtagelsen med oplysning om, hvornår et endeligt svar kan forventes eller en besked om, at henvendelsen er sendt videre til besvarelse et andet sted i Tandlægeforeningen.
· Hvis du er væk fra din arbejdsplads, skal din ikke-til-stede-assistent som hovedregel aktiveres. Ikke-til-stede-assistenten skal oplyse om, hvornår du er tilbage, og hvem der kan kontaktes indtil da.
Hovedbestyrelsen
April 2009