1. Mål og rammer
Tandlægeforeningens kommunikationspolitik er et styringsværktøj, hvis primære formål er at fastlægge mål og rammer for foreningens kommunikationsaktiviteter. Kommunikationspolitikken indeholder hovedsagelig overordnede mål og principper. På udvalgte områder indgår der desuden retningslinjer for indsatsen på konkret handlingsniveau.
Kommunikationspolitikkens primære målgruppe er den personkreds, der skal omsætte politikken til strategier og handlinger. Det vil sige Tandlægeforeningens politiske ledelse og foreningens sekretariat samt personer tilknyttet Tandlægebladet. Derudover har kommunikationspolitikken foreningens medlemmer som målgruppe. Kommunikationspolitikken er et offentligt tilgængeligt dokument, som kan findes på Tandlaegeforeningen.dk, der er åben for alle.
Formålet med Tandlægeforeningens kommunikationsaktiviteter er at understøtte foreningens varetagelse af medlemmernes interesser og indsats for en bedre oral sundhed med udgangspunkt i foreningens Vision 2010. Tandlægeforeningen anvender kommunikation som strategisk redskab i arbejdet med opfyldelse af foreningens politiske visioner og mål. Tandlægeforeningen inddrager således overvejelser om kommunikation i enhver politisk beslutning. Tandlægeforeningen mener, at kommunikation ikke i sig selv kan skabe forandring, men at kommunikation kan have en understøttende effekt i forhold til det substantielle indhold i visioner, mål og strategier.
Tandlægeforeningens kommunikationspolitik afspejler foreningens profil. Tandlægeforeningens kommunikation tilrettelægges og gennemføres derfor også med udgangspunkt i de værdier, som kendetegner tandlægefaget og foreningen.
Kommunikationen varetages desuden i respekt for, at Tandlægeforeningen er en interesseorganisation for alle kategorier af tandlæger, og at kommunikationen ikke må skade Tandlægeforeningens forhandlingssituation.
For at sikre medlemmerne optimal indflydelse søger Tandlægeforeningen at påvirke den offentlige opinion på områder og i situationer, hvor det har betydning for tandlægefaget. Visionen er jf. foreningens Vision 2010, at Tandlægeforeningen er en troværdig og vægtig aktør, der bidrager konstruktivt til at imødekomme fremtidens udfordringer inden for tandplejen.
Tandlægeforeningen er åben og tilgængelig i forhold til henvendelser fra offentligheden - herunder massemedierne - og giver saglige og troværdige svar på de spørgsmål, som offentligheden retter til foreningen. Kommunikationen med offentligheden sker dog under hensyntagen til, at medlemmer af Tandlægeforeningen i fuld fortrolighed skal kunne få assistance fra foreningen i konkrete sager. Tilsvarende tavshedspligt gælder i alle de tilfælde, hvor Tandlægeforeningen er i besiddelse af personoplysninger i forbindelse med f.eks. klagesager.
Tandlægeforeningens kommunikationspolitik er dynamisk og bør løbende revideres med udgangspunkt i udviklingen, hvad angår såvel Tandlægeforeningen som foreningens omgivelser.
2. Kommunikation med offentligheden
2.1. Pressepolitik
Tandlægeforeningens kontakt med trykte og elektroniske massemedier er baseret på åbenhed og tilgængelighed. Pressehenvendelser til Tandlægeforeningen koordineres af foreningens presse- og kommunikationsfunktion, som i samarbejde med foreningens formand eller dennes stedfortræder formidler kontakten mellem journalisten og den foreningspolitiker, der i situationen vurderes at være den bedste til at besvare henvendelsen.
Henvendelser fra regionale og lokale medier til Tandlægeforeningens kredse kan besvares af kredsbestyrelserne, som dog bør orientere foreningens presse- og kommunikationsfunktion. Tandlægeforeningen sørger for, at kredsbestyrelsesmedlemmer og andre foreningspolitikere med aktuelle eller kommende berøringsflader til landsdækkende, regionale eller lokale medier modtager undervisning og rådgivning i kommunikation og pressekontakt. Tandlægeforeningen sørger desuden for at bibringe kredsbestyrelserne mv. viden om foreningens politiske holdninger. Dermed kan enhver kredsbestyrelse til enhver tid hurtigt tilegne sig den indholds- og metodemæssige ballast, der er nødvendig ved kontakt med regionale og lokale medier. Indsatsen for at bibringe kredsbestyrelser mv. viden om foreningens politik udøves bl.a. i form af stadig vedligeholdelse og opdatering af et medieberedskabsdokument, som findes på TDLNET.DK. Medieberedskabsdokumentet indeholder generel rådgivning om pressekontakt samt kortfattede opsummeringer af Tandlægeforeningens politik på en række områder.
Medier og offentlighed skal opfatte Tandlægeforeningen som en troværdig, saglig og effektiv organisation. Ved at give oplysninger på en saglig og troværdig måde ønsker Tandlægeforeningen at modvirke rygtedannelser. Tandlægeforeningen er ikke bange for at beklage eventuelle fejl og for at modtage berettiget kritik.
Med henblik på en positiv profilering af tandlægefaget og dermed foreningen arbejder Tandlægeforeningen for en løbende, konstruktiv dialog med opinionspåvirkende massemedier. Tandlægeforeningen ønsker, at tandlægerne i højere grad er en kilde til end et emne for presseomtale. Foreningen arbejder såvel på landsplan som på kredsniveau på at styrke tandlægefagets image og synliggøre tandplejen i samfundet ved bl.a. at arbejde aktivt for at opnå presseomtale af sundhedspolitiske mål, dokumenterede resultater og landvindinger på tandplejefaglige områder, der har offentlighedens interesse. Det er jf. foreningens Vision 2010 et af målene med indsatsen, at oral sundhed anses for at være en del af den øvrige sundhed.
Tandlægeforeningen hverken kan eller vil standse kritisk presseomtale ved hjælp af ovennævnte presseindsats, men foreningen søger i kraft af indsatsen bidrage til at nuancere og balancere det samlede billede af tandlægefaget i medierne. Resultaterne af den proaktive indsats måles både ud fra kvantitative kriterier om synlighed og ud fra kvalitative kriterier om graden af understøttende effekt i forhold til Tandlægeforeningens politiske visioner og mål.
Tandlægeforeningen mener, at positiv profilering af enkeltmedlemmer – under hensyntagen til foreningens etiske regler og kollegiale vedtægt - kan medvirke til en positiv profilering af hele tandlægefaget og dermed foreningen.
2.2. Kommunikation med politikere, organisationer mv.
Tandlægeforeningens vision er jf. Vision 2010, at foreningen er en troværdig og vægtig aktør, der bidrager konstruktivt til at imødekomme fremtidens udfordringer inden for tandplejen. Det er Tandlægeforeningens mål, at Tandlægeforeningen bliver spurgt i anliggender, der vedrører tandlægeområdet, og at foreningen har indflydelse på al regelfastsættelse i forbindelse med tandplejen.
Tandlægeforeningen forholder sig proaktivt til udefrakommende forslag og andre fremtidige udfordringer for tandplejen. Foreningen søger indflydelse på tandplejens udvikling ved at forholde sig aktivt og opsøgende til lovgivningsmæssige og andre initiativer så tidligt som muligt i beslutningsprocessen. Når Tandlægeforeningen forholder sig kritisk til et udefrakommende forslag, har foreningen altid et konstruktivt alternativt forslag.
Målgruppen for Tandlægeforeningens aktive og opsøgende indsats er relevante politikere, myndigheder, organisationer og andre interessenter. Alle disse interessenter skal have kendskab til foreningens synspunkter. Det kan ske dels ved udveksling af relevante skriftlige informationer, dels ved videreudvikling af netværk baseret på telefonisk og elektronisk kontakt samt personlige møder.
Blandt de relevante interessenter er sundhedsministeren, Folketingets Sundhedsudvalg, Sundhedsministeriet, Sundhedsstyrelsen, Danske Regioner (Sygesikringens Forhandlingsudvalg), Kommunernes Landsforening, tandlægeskolerne, Tandlægernes Nye Landsforening, Dansk Tandplejerforening, HK Privat, AC, Forbrugerrådet, Ældre Sagen samt relevante patientforeninger og medlemsorganisationer for sundhedspersoner (f.eks. DADL).
Det er Tandlægeforeningens ønske, at foreningens dialog med politikere, myndigheder, organisationer og andre interessenter foregår direkte. Den direkte dialog koordineres med Tandlægeforeningens aktiviteter i relation til pressen.
De personlige møder koordineres af foreningens formand i samarbejde med direktøren eller kommunikationschefen. Formanden udpeger til varetagelsen af den personlige kontakt den foreningspolitiker, der i situationen vurderes at være den bedste til at udføre opgaven.
2.3. Kommunikation med patienter
Det er jf. Vision 2010 et centralt mål for Tandlægeforeningens kommunikation med patienter at medvirke til, at befolkningen har sunde og funktionsdygtige tænder hele livet, hvilket vil bidrage positivt til befolkningens livskvalitet.
Tandlægeforeningen besvarer henvendelser fra patienter med udgangspunkt i de værdier, der kendetegner foreningens medlemsrettede service og aktiviteter.
Patienter kan søge oplysninger på foreningens hjemmeside. Desuden udgiver Tandlægeforeningen diverse patientinformationsmateriale, herunder pjecer og foldere om tandplejefaglige temaer.
Tandlægeforeningen arbejder derudover for at kvalificere tandlægers kommunikation med deres patienter bl.a. ved at sikre medlemmerne let adgang til viden om f.eks. forebyggelse, dentalmaterialer, tilskudsmuligheder og forskningsresultater.
3. Kommunikation med medlemmer
3.1. Den politiske ledelse, sekretariatet og medlemmerne
Det er et mål for Tandlægeforeningens medlemsservice at sikre medlemmerne let adgang til de informationer, der er nødvendige for deres erhvervsudøvelse samt for deres deltagelse i uddannelsesaktiviteter og i fagligt og fagpolitisk arbejde i øvrigt. Herunder informationer om:
• Lovgivning, bekendtgørelser, regelsæt, overenskomster, aftaler mv.
• Tandlægeforeningens holdninger, mærkesager, aktiviteter og serviceydelser
• Uddannelses- og kvalitetssikringsaktiviteter
Enhver medlemshenvendelse til Tandlægeforeningen besvares hurtigt, kompetent, sagligt og i et let forståeligt sprog - uanset om henvendelsen er personlig, telefonisk, elektronisk eller skriftlig.
Kommunikationen mellem foreningens politiske ledelse/sekretariat og medlemmerne foregår i erkendelse af, at der tilgår medlemmerne meget store mængder information, og at det i sig selv er et udtryk for god medlemsservice, at foreningen foretager en kvalitativ og behovsorienteret vurdering forud for formidling af informationer til medlemmerne.
Tandlægeforeningen mener, at det er afsenders ansvar at give oplysninger et indhold og en form, der motiverer modtagerne til at anvende dem. Tandlægeforeningen mener desuden, at det er en forudsætning for at påvirke holdninger og adfærd ved hjælp af kommunikation, at de afsendte budskaber bliver forstået af modtagerne. Tandlægeforeningen bearbejder, resumerer og kvalificerer informationer frem for at legitimere afsenders indsats ved at uploade eksempelvis lovændringer og bekendtgørelser uden medfølgende forklarende og resumerende oplysninger. Modtagers ansvar er til gengæld regelmæssigt at tjekke, om der er relevante nyheder eller informationer fra Tandlægeforeningen.
I ethvert tilfælde, hvor kommunikation udgår fra Tandlægeforeningens politiske ledelse/sekretariat, skal det af form og indhold tydeligt fremgå, at Tandlægeforeningen er afsender.
Tandlægeforeningens vigtigste trykte og elektroniske kanaler for dels medlemmernes indbyrdes kommunikation, dels kommunikationen mellem forening og medlemmer, er Tandlægeforeningennet, Tandlægebladet og internetversionen tandlaegebladet.dk.
3.1.1. Tandlaegeforeningen.dk og TDLNET.DK
Tandlægeforeningen har hjemmesiderne tandlaegeforeningen.dk, der er tilgængelig for alle, samt et medlemsnet - TDLNET.DK, som kun er tilgængeligt for foreningens medlemmer.
Det primære formål med tandlaegeforeningen.dk er at tilbyde offentligheden faktuelle informationer om foreningen og om tandlægelige anliggender.
Det primære formål med medlemsnettet TDLNET.DK er at tilbyde medlemmerne alle de informationer, der er relevante for deres erhvervsudøvelse. Tandlægeforeningen tilstræber, at informationerne er let overskuelige, og at formidlingen af informationer på TDLNET.DK åbner mulighed for et væsentligt element af hjælp til selvhjælp.
Det er desuden et formål med medlemsnettet TDLNET.DK at skabe og videreudvikle et rum for informationer, som alene vedrører foreningens medlemmer. På medlemsnettet kan Tandlægeforeningens medlemmer i fortrolighed udveksle synspunkter, informationer, erfaringer mv.
Det er derudover et formål med TDLNET.DK at skabe rum for interkollegial dialog og debat, således at medlemsnettet udgør et supplement til foreningens øvrige netværksdannende aktiviteter som f.eks. kvalitetscirkler, ERFA-grupper samt til Tandlægebladets debatsider og debatmulighederne på tandlaegebladet.dk.
Tandlægeforeningen arbejder for, at så stor en del af kommunikationen mellem den politiske ledelse/sekretariatet og medlemmerne som muligt foregår i regi af medlemsnettet på TDLNET.DK, således at udsendelse af printet materiale i kuvert reduceres til et minimum.
3.1.2. Tandlægebladet
Tandlægebladet er Tandlægeforeningens medlemmers blad. Tandlægebladets formål fremgår af bladets redaktionelle koncept, som blev vedtaget af HB 15. maj 2003. Formålet er at bibringe læserne
• aktuel og evidensbaseret viden
• information
• engagement
på områder, der har relevans i forhold til udøvelsen af læsernes profession som tandlæger og deres virke som sundhedspersoner. Bladets formål søges opfyldt i samspil med internetsiderne tandlaegebladet.dk og TDLNET.DK.
Tandlægebladet kan i samspil med Tandlægeforeningens proaktive presseindsats og kontakt med politikere mv. anvendes af Tandlægeforeningen som en kommunikationskanal i forhold til nyhedsmedier og offentlighed, således at bladet kan indtage en understøttende rolle i forhold til varetagelsen af Tandlægeforeningens medlemmers interesser.
Bladet skal udgøre et bindeled mellem forening og medlemmer. Bladet skal styrke medlemmernes identitet og fællesskab som tandlæger samt deres tilhørsforhold til Tandlægeforeningen. Medlemmerne skal opleve Tandlægebladet som et blad, de kan identificere sig med, og som et blad, der er relevant i forhold til almen udøvelse af tandlægeerhvervet.
Alle Tandlægeforeningens medlemmer har mulighed for at komme til orde i Tandlægebladet. De holdninger, der kommer til udtryk i Tandlægebladets artikler og debatindlæg, er ikke nødvendigvis samstemmende med Tandlægeforeningens holdninger.
Tandlægebladet har et redaktionelt frihedsbrev, der sikrer redaktionen rettigheder til at redigere Tandlægebladets artikler i kategorierne faglige artikler og faglig orientering ud fra sundhedsvidenskabelige kriterier.
Tandlægebladets redaktionelle frihedsbrev sikrer endvidere redaktionen rettigheder til at redigere Tandlægebladets artikler i kategorien tandlæge og samfund ud fra journalistiske principper om aktualitet og relevans. Tandlægebladets redaktion skal sikre, at principper om journalistisk fairness overholdes. Redaktionen skal tilstræbe at belyse de problemer, som bladet tager op, fra flere sider. Hvis en person, som er part i en sag, bliver kritiseret i en journalistisk artikel bragt under rubrikken tandlæge og samfund, skal vedkommende have mulighed for at komme til orde.
I Tandlægebladets leder kommer Tandlægeforeningens holdninger til udtryk, mens alle foreningens medlemmer har mulighed for at komme til orde i bladets debatindlæg. Synspunkterne i bladets debatindlæg står for indsendernes egen regning og kan derfor ikke nødvendigvis opfattes som værende dækkende for tandlægestandens og Tandlægeforeningens synspunkter. Redaktionen har adgang til at forkorte omfangsrige debatindlæg. Redaktionen kan desuden nægte at optage debatindlæg, hvis de indeholder injurier eller personlige angreb, eller hvis debatindlæggets form eller indhold strider mod Tandlægeforeningens etiske regler og kollegiale vedtægt. Tandlægebladets redaktion skal sørge for, at medlemmer og foreningspolitiske organer, der bliver kritiseret i debatindlæg, får mulighed for at besvare kritikken.
3.1.3. Tandlaegebladet.dk
Tandlaegebladet.dk er Tandlægebladets internetversion. De primære formål med tandlaegebladet.dk er at bringe aktuelle tandlægefaglige nyheder, at give tandlæger muligheder for at indhente informationer om udstyr og forbrugsvarer til klinikkerne samt at give medlemmer og andre brugere muligheder for informationssøgning, herunder søgning i et elektronisk arkiv med artikler, som tidligere har været bragt i Tandlægebladet og/eller på tandlaegebladet.dk.
3.2. Den politiske proces
Tandlægeforeningen er jf. Vision 2010 en organisation, der er kendetegnet ved en høj grad af åbenhed i beslutningsprocesser og løbende dialog mellem foreningens politikere og medlemmer.
Det er herunder foreningens mål at inddrage medlemmerne i forbindelse med politiske beslutningsprocesser i størst muligt omfang, at skabe bedst mulig indsigt i politiske de politiske beslutningsprocesser samt at give medlemmerne indsigt i Tandlægeforeningens påvirkningsmuligheder i forbindelse med tilblivelse af lovgivning, overenskomster mv.
For at skabe en høj grad af åbenhed og gennemsigtighed for foreningens medlemmer sørger Tandlægeforeningen for, at relevante mødedagsordener, referater og høringssvar er tilgængelige for alle medlemmer på TDLNET.DK.
Desuden sikrer Tandlægeforeningen som nævnt i afsnit 3.1., at der er fora for debat mellem forening og medlemmer samt medlemmer imellem om foreningspolitiske anliggender mv.
4. Evaluering
Presse- og kommunikationsfunktionen foretager løbende evalueringer af Tandlægeforeningens kommunikationsaktiviteter. Alle medlemmer har til enhver tid mulighed for at henvende sig til presse- og kommunikationsfunktionen med forslag til nye aktiviteter eller ændringer af de eksisterende.
Med henblik på en stadig videreudvikling af Tandlægeforeningens kommunikationsaktiviteter udarbejder presse- og kommunikationsfunktionen én gang årligt en rapport til forelæggelse for HB vedr. udviklingen på kommunikationsområdet. Rapporten skal bl.a. indeholde anbefalinger af eventuelle tiltag.
Vedtaget af hovedbestyrelsen 16.06.2006